Reneva
Email e avvisi separa gli avvisi che ricevi tu dalle email che arrivano ai clienti.
Le schede
- Scadenze — chi riceve gli avvisi interni e, su due linee del tempo, quando partono le email: incassi dai clienti e spese da pagare.
- Mittente e firma — firma e invio dal tuo indirizzo.
- Registro invii — tentativi di invio registrati per l'azienda corrente.
Lo stile dei PDF e delle email si sceglie in Aspetto, dentro Generali.
Scadenze
In cima scegli Chi riceve gli avvisi interni, fra gli utenti che vedono tutti i clienti dell'azienda; in partenza, l'amministratore. Ognuno riceve nella campanella e per email solo gli avvisi delle sezioni che può vedere: la scadenza singola di un canone o di un progetto cliente, l'avviso delle spese da pagare e, se vede anche documenti e tutte e tre le sezioni, il riepilogo. Un avviso che nessuno di loro può ricevere va all'amministratore.
Sotto, a sinistra, in un riquadro, c'è la linea del tempo: Incassi dai clienti oppure Spese da pagare. Ogni voce è una card con il suo interruttore, il bollino Interno o Al cliente e, nel margine, i giorni in cui parte: si leggono dal campo Giorni della voce. Tocca una voce per aprire a destra i suoi campi (giorni, esclusioni, oggetto e testo); una voce spenta mostra solo la descrizione. Spegnere non cancella: giorni e testi restano salvati. Sul telefono compare prima la linea; il tocco su una voce apre il pannello a tutta larghezza, con Indietro per tornare.
- Emissione: l'email per invio documenti è sempre attiva, non ha interruttore.
- Avviso scadenza canone: riguarda il rinnovo del servizio. Una fattura, ricevuta o proforma già emessa per quel periodo ferma questo avviso al cliente.
- Spese da pagare: l'avviso a te prima della scadenza di una spesa, con interruttore e giorni suoi. Si ferma quando la spesa è pagata e non parte per le spese a pagamento automatico.
- Ogni mese: il riepilogo scadenze, nei giorni del mese che scegli. Non è un passo del documento: sta in una fascia sotto la linea, uguale per incassi e spese.
Gli avvisi sui documenti emessi seguono le scadenze ancora da incassare. Scegli una fase per aprirne i campi: resta aperto un solo pannello. Nella conferma del documento, le impostazioni generali risultano attive se almeno una delle quattro fasi è accesa.
| Fase | Quando parte |
|---|---|
| 1° avviso | Nei giorni prima della scadenza che scegli in Giorni. |
| 2° avviso | Prima della scadenza, nei giorni che scegli in Giorni. |
| Scade oggi | Nel giorno della scadenza, indicato con 0. |
| Sollecito di pagamento | Nei giorni successivi che scegli in Giorni dopo. |
1° avviso, 2° avviso e Scade oggi partono spenti. Per attivare un preavviso, scegli esplicitamente i giorni; puoi indicarne più di uno. Per una fattura con scadenza 20 ottobre, puoi scegliere il primo avviso 7 giorni prima (13 ottobre), il secondo 2 giorni prima (18 ottobre), l'avviso del 20 ottobre e il sollecito 7 giorni dopo (27 ottobre).
Escludi metodi di pagamento vale per la singola fase. Per esempio, se vuoi escludere gli addebiti automatici da tutti gli avvisi, seleziona il relativo metodo in ciascuna fase.
Nel Sollecito di pagamento, il riepilogo delle restrizioni già salvate mostra eventuali limiti di importo o tipi di documento ancora applicati. Anche se questi limiti non hanno un campo di modifica, salvare giorni o testo non li cancella.
Nel documento, Disattiva avvisi ferma tutte le fasi. Attiva avvisi può riattivare il Sollecito di pagamento, ma non accende le nuove fasi spente in azienda. L'automatico si ferma sul documento incassato e invia un solo avviso per documento al giorno. Il gesto manuale Sollecita resta disponibile per una scadenza aperta, anche se il metodo è escluso dagli avvisi automatici.
Registro invii
L'amministratore può cercare un invio per oggetto o destinatario. Il filtro Tipo propone gli eventi standard, come l'invio di un documento o un sollecito. Periodo limita la data di invio nel fuso dell'azienda; per un intervallo personalizzato puoi indicare anche un solo estremo.
Seleziona una riga o Leggi per aprire l'email salvata. Inviata indica che il tentativo di invio è riuscito; Fallita mostra l'errore registrato. Questi esiti riguardano l'invio: la lettura della mail da parte del destinatario è un evento distinto.
Esito da verificare indica che il tentativo non ha una conferma certa. La mail potrebbe essere arrivata anche se la connessione si è interrotta durante l'invio. Controlla il registro e il recapito prima di un nuovo tentativo.
La lettura mostra A, Mittente e Data di invio, insieme agli eventuali allegati. Se un invio storico non ha mittente o tipo riconoscibile, il dato resta —: non viene ricostruito dall'oggetto dell'email.
Invia email con il tuo indirizzo
Inserisci i dati SMTP, invia una prova e controlla la casella. Reneva usa il tuo indirizzo solo dopo una prova riuscita. Se cambi i dati SMTP, ripeti la prova.
Usa Le variabili delle email per inserire cliente, importo o scadenza nel testo senza riscriverli a mano.
Anteprima delle email
In Scadenze, il testo di ogni email (invio documenti, scadenza singola, avvisi, sollecito, riepilogo, spese) si apre già in anteprima: vedi l'email come la riceverà il cliente o come la riceverai tu, con le variabili risolte su un dato dell'azienda; se non ce n'è, usa un esempio. Le email al cliente hanno logo, colori e firma dell'azienda. Per cambiare il testo scegli «Modifica» sopra il riquadro; con «Anteprima» torni alla resa aggiornata. Il salvataggio non cambia.