Reneva

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Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 18 ottobre 2026

Questa informativa spiega quali dati personali tratta Reneva (l'applicazione raggiungibile su my.reneva.app e il sito reneva.app), per quali finalità, su quali basi giuridiche e per quanto tempo, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Il servizio è un gestionale per rinnovi, progetti cliente, documenti e ore destinato a freelance e agenzie. Una parte dei dati riguarda chi usa il servizio; un'altra, molto più ampia, riguarda i clienti dell'utente, che l'utente inserisce e di cui resta titolare: la distinzione è al punto 2 e conta, perché cambia chi risponde di che cosa.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Green Marketing Agency, con sede in Via Louis Pasteur 2, 67100 L’Aquila (AQ), Italia — P.IVA 02106940667.

Per qualunque richiesta relativa ai dati personali, compreso l'esercizio dei diritti descritti al punto 5, il contatto è info@greenmarketing.agency. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): non ricorrono i casi obbligatori dell'art. 37 GDPR.

2. Dati trattati, finalità e basi giuridiche

a) Dati dell'account

Nome, indirizzo email, password e le impostazioni personali (lingua, preferenze di notifica, disposizione della dashboard). Se attivi la verifica in due passaggi o una passkey, trattiamo anche i dati tecnici necessari a quel meccanismo.

La password non viene mai conservata in chiaro: il sistema salva soltanto un hash Argon2id, dal quale la password originale non è ricavabile. Il segreto della verifica in due passaggi e i codici di recupero sono cifrati a riposo.

Finalità: creare e gestire il tuo accesso, fornire il servizio, assisterti. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR); per i log tecnici di sicurezza, legittimo interesse (art. 6.1.f) a difendere il servizio da abusi.

b) Dati che inserisci nel gestionale — di questi il titolare sei tu

Anagrafiche dei tuoi clienti, documenti, canoni, progetti cliente, ore, spese, note e allegati. Sono dati che tu carichi e di cui tu sei titolare del trattamento: chi gestisce il servizio agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, cioè li tratta solo per farti funzionare il gestionale, su tua istruzione.

In concreto: questi dati non vengono usati per finalità proprie del servizio — non alimentano profilazione, non vengono venduti, non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, non vengono aggregati con quelli di altri utenti. L'accesso da parte di chi gestisce l'infrastruttura avviene solo per manutenzione, sicurezza o assistenza richiesta da te.

Ogni installazione è isolata: i dati di un utente non sono visibili ad altri utenti del servizio.

Estensione Chrome «Reneva»

L'estensione per Google Chrome «Reneva» permette di avviare e fermare il cronometro delle ore dalla barra del browser. Comunica soltanto con my.reneva.app e usa la sessione con cui hai già effettuato l'accesso a Reneva: non legge né conserva password, cookie o token.

Quando avvii o fermi il cronometro, l'estensione invia a Reneva l'azienda, il progetto, il task, la nota e l'indicazione di fatturabilità che hai scelto: sono gli stessi dati delle sessioni registrate dal Cronometro e seguono le regole del punto 2 b). Riceve da Reneva il tuo nome, le aziende e i progetti a cui hai accesso e lo stato del cronometro, per mostrarteli nel popup.

Sul dispositivo l'estensione conserva soltanto l'ultima azienda e l'ultimo progetto scelti, per riproporli, e una copia dell'ultimo stato del cronometro e dei progetti ricevuti, per aprire il popup senza attese. Questi dati restano nel browser, si aggiornano a ogni apertura e si cancellano quando l'accesso a Reneva non è più valido o disinstallando l'estensione.

L'estensione non legge le pagine di altri siti, non usa servizi di terze parti e non contiene strumenti di analisi o pubblicità.

c) Statistiche di utilizzo

Nei portali My, Commercialista, Analytics e clienti usiamo Google Analytics 4 per report aggregati sulle pagine visitate e sulle azioni principali. Gli eventi page_view e ui_click contengono soltanto portale, pagina, sezione e azione da un catalogo fisso, con titolo fisso e indirizzo virtuale.

Non inviamo identità di utenti o clienti, nomi, dati del gestionale, testo delle pagine o dei moduli, ricerche, URL reali, query, token o referrer. Non registriamo le sessioni e non usiamo Google Signals, audience pubblicitarie o profilazione. Sul sito pubblico le statistiche seguono la sua informativa e il suo consenso.

La registrazione e l'accesso non costituiscono consenso agli strumenti statistici.

d) Feedback e assistenza

Il servizio integra una chat di feedback: i messaggi che invii, con la data e l'utente che li ha scritti, vengono conservati per 60 giorni e poi cancellati automaticamente (non è una promessa manuale: la cancellazione è una procedura pianificata).

Finalità: risponderti e migliorare il prodotto. Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse al miglioramento del servizio.

e) Email di servizio

Le email transazionali (verifica dell'indirizzo, reimpostazione della password, avvisi di scadenza, invio di documenti) vengono recapitate tramite Brevo, che agisce come sub-responsabile del trattamento.

Per l'email di servizio sul tuo account (per esempio la fine della prova) usiamo, sempre tramite Brevo, il tuo nome e indirizzo, lo stato dell'abbonamento e alcuni dati d'uso come l'ultimo accesso. Se spunti la casella facoltativa della registrazione ricevi anche la newsletter di Reneva: base giuridica il tuo consenso, che puoi ritirare quando vuoi dal link in ogni email.

Se configuri un tuo server SMTP per l'invio dei documenti ai tuoi clienti, quelle email escono dalla tua infrastruttura e non passano dai nostri fornitori.

f) Funzioni di assistente basate su intelligenza artificiale

Il servizio offre funzioni facoltative di assistente (suggerimenti, riepiloghi, risposte su ciò che hai in archivio). Per rispondere o generare suggerimenti, i contenuti usati dalla funzione vengono inviati al fornitore del modello — OpenAI — attraverso un'infrastruttura gestita da chi eroga il servizio, che fa da tramite tecnico.

Cosa vale la pena sapere, detto senza giri di parole:

• oltre alle risposte che chiedi ad Ally, possono essere generati suggerimenti automatici con la lettura estesa abilitata, secondo permessi e preferenze degli utenti;
• nessuna anonimizzazione: i nomi viaggiano in chiaro. Per i suggerimenti in dashboard escono numeri aggregati (canoni, scadenze, incassi, spese, ore) e, quando servono all'analisi, il nome della tua azienda, i nomi di al massimo tre clienti e tre voci di listino e i motivi di archiviazione più ricorrenti. Questi riepiloghi strutturati non includono e-mail, telefoni, partite IVA, IBAN, indirizzi o testi dei documenti. Può essere inviato anche il contesto aziendale che scrivi per Ally: è testo libero e può contenere questi dati;
• con Ally possono essere inviati i tuoi messaggi e gli allegati usati nella richiesta; la lettura degli allegati richiede la lettura estesa abilitata. Non includere dati sensibili dei tuoi clienti non necessari alla richiesta;
• i contenuti inviati non vengono usati per addestrare i modelli del fornitore;
• puoi in alternativa configurare una tua chiave di un fornitore di tua scelta: in quel caso il rapporto con quel fornitore è direttamente tuo;
• le capacità che allargherebbero questo elenco — la lettura estesa dei dati economici, le scritture da assistenti collegati e la riconciliazione bancaria assistita — sono spente e restano tali finché non le accendi tu, una per una, in Impostazioni › AI;

Base giuridica: esecuzione del contratto, limitatamente alla funzione che hai scelto di usare.

g) Backup

I backup del database e degli allegati sono conservati su Cloudflare R2 con cifratura lato client (restic): i dati vengono cifrati prima di lasciare il server, quindi il fornitore dello spazio di archiviazione non è in grado di leggerli.

Base giuridica: legittimo interesse alla continuità del servizio e alla protezione da perdita di dati (art. 32 GDPR, misure di sicurezza).

h) Sito reneva.app: newsletter, protezione del modulo e statistiche

Se ti iscrivi alla newsletter dal sito trattiamo il tuo indirizzo email, la data e l'esito dell'iscrizione. L'indirizzo passa a Brevo, che ti manda un'email per confermare (doppia conferma): senza il tuo clic l'iscrizione non parte. Base giuridica: il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR), che ritiri quando vuoi dal link in fondo a ogni email.

Il modulo è protetto da Google reCAPTCHA, che valuta se l'invio viene da una persona o da un programma automatico usando dati tecnici del browser e del dispositivo (per esempio indirizzo IP e interazioni con la pagina). Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f) a proteggere il servizio da iscrizioni false e abusi. Valgono anche l'informativa e i termini di Google.

Sul sito usiamo Google Analytics 4 per contare visite e iscrizioni (evento newsletter) e misurare l'effetto delle nostre campagne pubblicitarie. Funziona in modalità di consenso Basic: senza consenso non carica GA4 e non invia ping a Google. Statistiche (GA4) e marketing (Google Ads, se attivato) richiedono consensi separati: i relativi tag e cookie partono solo dopo la scelta accettata e registrata. Base giuridica: il tuo consenso (art. 6.1.a).

Registriamo accettazioni, rifiuti e revoche per documentare le scelte: identificatore casuale del consenso, categorie accettate e rifiutate, tipo di scelta, versione dell'informativa, data dichiarata dal browser e data di ricezione del server. Il registro non contiene nome, email, utente, azienda, indirizzo IP o user-agent. Lo conserviamo per 2 anni dalla ricezione, per provare il consenso e gestire le scelte. Puoi modificare o revocare il consenso da «Preferenze cookie» sul sito. Il rifiuto non impedisce la navigazione.

3. Dove vengono trattati i dati

L'applicazione e il suo database girano su server dedicati situati in Contabo GmbH, datacenter in Germania (Unione Europea).

Alcuni fornitori hanno sede o infrastruttura fuori dall'Unione europea: OpenAI (assistente AI), Google (Analytics e reCAPTCHA), Brevo per la parte di infrastruttura fuori UE, Cloudflare (spazio di backup). I trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR — clausole contrattuali standard (SCC) e, dove applicabile, adesione del fornitore all'EU-U.S. Data Privacy Framework. Per i backup si aggiunge una garanzia tecnica: come detto al punto 2.g, i dati arrivano al fornitore già cifrati.

4. Per quanto tempo

• Account e dati del gestionale: per tutto il tempo in cui l'account è attivo. Alla chiusura vengono cancellati, salvo ciò che va conservato per obbligo di legge.
• Documenti con rilevanza fiscale: 10 anni, come impongono le norme civilistiche e tributarie italiane (art. 2220 c.c. e normativa IVA). Questo termine prevale sulla richiesta di cancellazione.
• Messaggi di feedback e assistenza: 60 giorni.
• Iscrizione alla newsletter: fino a quando ti cancelli.
• Backup: conservati a rotazione, con eliminazione automatica delle copie più vecchie; una cancellazione richiesta si propaga ai backup entro il ciclo di rotazione.
• Log tecnici e di sicurezza: il tempo necessario a individuare e ricostruire abusi, e comunque non oltre 12 mesi.

5. I tuoi diritti

Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR:

• accesso ai tuoi dati e alle informazioni sul trattamento (art. 15);
• rettifica dei dati inesatti (art. 16);
• cancellazione, nei limiti degli obblighi di conservazione (art. 17);
• limitazione del trattamento (art. 18);
• portabilità (art. 20): il servizio mette a disposizione l'esportazione in formato CSV delle liste principali, che puoi usare in autonomia e in qualsiasi momento;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21).

Le richieste vanno inviate all'indirizzo indicato al punto 1 e ricevono risposta entro un mese. Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o rivolgerti all'autorità giudiziaria.

6. Cookie e tecnologie simili

Il servizio usa il numero minimo di cookie necessari a funzionare, più quelli statistici descritti al punto 2.c. Nell'applicazione nessun cookie pubblicitario, nessuna condivisione con circuiti di advertising. Sul sito reneva.app statistiche e misura delle campagne seguono il punto 2.h.

I cookie tecnici non richiedono consenso (art. 122 del Codice privacy): senza di loro il servizio non può funzionare. Quelli statistici sono parte del funzionamento dell'applicazione, come descritto al punto 2.c; sul sito pubblico sono governati dal banner di consenso del sito. L'elenco esteso e le scelte sono nell'informativa cookie del sito.

7. Modifiche a questa informativa

Se il trattamento cambia — un fornitore nuovo, una finalità nuova — questa pagina viene aggiornata e la data in testa cambia.