Emettere un documento

Prima della prima fattura: Aziende e utenti · Emissione documenti · Scheda cliente completa · Destinatari supportati · Nuovo documento.

Crea un documento da Documenti oppure dalla scheda di un canone o di un progetto cliente: dalla scheda, cliente e voci arrivano già compilati. Crea e prepara email crea il documento e prepara l'email; Crea e visualizza apre la scheda del documento, senza email, per controllarlo e scegliere cosa fare dopo. Per organizzare le sue voci in canoni o progetti premi Crea progetto.

Nuovo documento

In Documenti premi Nuovo documento, scegli il tipo, il Cliente e le Voci, poi Crea e prepara email o Crea e visualizza.

Ogni voce ha Categoria, Descrizione, Qtà (di serie 1) e Prezzo; Aggiungi voce ne inserisce altre e il totale di riga si aggiorna da solo. L'emissione assegna il numero e conserva il documento: per una prova senza conseguenze usa un preventivo, non una fattura.

Il prospetto degli importi

Prima ciò che forma l'imponibile: Totale voci, eventuale sconto, rivalsa e Imponibile. Seguono IVA e bollo quando previsti, Totale, poi ritenuta e Netto a pagare. Le Scelte fiscali stanno sotto i totali; per i documenti nati da un canone o da un progetto cliente vengono dalla scheda.

Le rate del preventivo

Su un preventivo emesso da Reneva usa Rate quando il lavoro va fatturato in più momenti, per esempio acconto e saldo. In creazione stanno sotto le voci; nel documento salvato sopra.

Con Dividi in rate indichi numero di rate, percentuale della prima, giorni per la prima e tra le rate. Percentuale vuota = parti uguali; 0 giorni = subito. Le rate coprono l'intero importo delle voci, senza rivalsa, e non sono disponibili per le voci ricorrenti.

Con Trasforma in fattura emetti la prima rata; per le successive usa Fattura la rata sulla loro riga. Le rate già documentate restano ferme: Modifica rate divide solo il residuo libero.

Trasformare il preventivo

Nella scheda del preventivo o della proforma premi Trasforma in fattura: la finestra propone la fattura del tuo regime, controlla Numero e Scadenza pagamento. Trasforma e prepara email prepara anche l'email; Trasforma apre il nuovo documento.

Con la prestazione occasionale il pulsante è Trasforma in ricevuta; con le rate emette solo la prima e per le altre usi Emetti la ricevuta sulla riga della rata.

Il nuovo documento ha numero e data propri (sempre oggi: le fatture non si retrodatano) e il riferimento al documento di partenza, che resta consultabile ma non si modifica più. Le scelte fiscali vengono dal documento di partenza: per correggerle apri il nuovo documento e segui le regole di modifica.

Crea canone o progetto cliente

La trasformazione non crea canoni o progetti cliente. Per farlo premi Crea progetto in testata, prima del pulsante verde, e scegli voce per voce cosa diventa un canone e cosa un progetto cliente; quelli già collegati restano.

Titolo del canone propone la descrizione della prima voce scelta e la segue se cambi le voci; un titolo scritto da te viene conservato.

Accettato o rifiutato a voce

Apri il preventivo e clicca la pillola di stato in testata: il menu ha In attesa, Accettato e Rifiutato. Rifiutato chiede il motivo e una nota facoltativa; il Percorso del documento registra «Accettato a mano» o il rifiuto con data. Dopo un rifiuto o una scadenza, In attesa riapre il preventivo con una nuova validità. Trasforma in fattura lo rende accettato da sé. Un preventivo non accettato si chiude solo da questo menu.

Se Trasforma non è disponibile

Il documento può essere già trasformato, annullato, senza importo disponibile, o ti manca il permesso di emissione. Con rate già emesse continua dalla rata con Fattura la rata o Emetti la ricevuta.

Duplicare un documento

Dal menu Altre azioni della riga scegli Duplica: Nuovo documento si riapre compilato. Controlla cliente, voci e importi, poi Crea e visualizza. Un preventivo duplicato conserva prezzi, costi e rate.

Il duplicato ha un nuovo numero e non copia la scadenza di pagamento né il riferimento a un preventivo; per una ricevuta reinserisci data e importo del pagamento. Non si duplicano i documenti ricevuti o del gestionale collegato; per un documento nato da canone o progetto cliente parti dalla sua scheda.

Tipi di documento

La scelta dipende dal regime della tua azienda.

Per una fattura indica la Scadenza pagamento. La fattura commerciale usa l'imposta configurata per l'azienda e non è una fattura elettronica.

Aggiungi la marca da bollo di 2 €

In Aziende e utenti apri l'azienda e Regime fiscale: Addebita bollo al cliente 2 € parte acceso e vale per i nuovi preventivi, proforma e fatture, comprese le emissioni da Canoni, Progetti cliente e rate.

Quando il bollo è dovuto i 2 euro si aggiungono al totale e compaiono nel documento e nell'XML. Spegni l'opzione per tenerlo a tuo carico: resta dichiarato ma il cliente non lo paga. Con 1.000 euro di voci e 40 euro di rivalsa il dovuto è 1.042 euro se acceso, 1.040 se spento.

La soglia è 77,47 euro. Puoi cambiare la preferenza anche dopo la prima fattura: i documenti esistenti conservano importi e dati fiscali, e trasformando un preventivo o una proforma resta la scelta del documento di partenza. Valgono le regole di modifica.

Più scadenze per lo stesso documento

Con Dividi in rate distribuisci l'incasso di una fattura o proforma su più scadenze. Reneva propone date a 30 giorni, correggibili una per una; la prima non può essere prima di oggi e ogni scadenza non precede la precedente.

Con Modifica rate ripianifichi solo il residuo: le somme già incassate restano ferme e la prima nuova scadenza non precede l'ultima già fissata. Su un documento emesso aggiorna lo scadenzario, non riscrive PDF o XML.

Crea e prepara email o Crea e visualizza

Crea e prepara email crea il documento e apre l'email al cliente, che parte solo quando premi Invia email. Crea e visualizza crea il documento e apre la scheda senza preparare l'email. I documenti fiscali vengono emessi; preventivi e proforma vengono creati.

I comandi in testata

Nella scheda di ogni documento trovi, da sinistra: la busta Invia email e la freccia Scarica (solo icone, il nome compare al passaggio), Crea progetto dove c'è e il pulsante verde del tipo: Trasforma in fattura sul preventivo, Registra l'incasso su fattura, proforma e ricevuta, Registra rimborso sulla nota di credito.

Tutto il resto è in Altre azioni, nello stesso ordine del menu della riga: Modifica canone o Modifica progetto cliente, Duplica, Nota di credito, Disattiva avvisi (o Attiva avvisi) e, sotto un divisore, Annulla proforma ed Elimina definitivamente.

Disattiva avvisi ferma i solleciti automatici di questo documento; Attiva avvisi li riaccende. Entrambi chiedono conferma e seguono le regole di Email e avvisi → Scadenze.

Invia per email e portale cliente

Invia email manda al cliente un link riservato al documento, non il PDF o l'XML; i file aggiunti a mano restano allegati. Se il documento conservato non è disponibile, l'email non parte. Per condividere un nuovo accesso usa Portale cliente dalla scheda cliente o da Altre azioni.

Il link apre il documento con anteprima PDF e lo storico dello stesso cliente presso la stessa azienda, senza altro accesso. Le schede separano Fatture, Preventivi, Proforma, Ricevute e Note di credito; Scarica tutti prepara PDF e XML dell'intero tipo, anche di anni e pagine non visibili.

Cosa vede il cliente

Nell'elenco laterale i documenti sono per anno (l'anno corrente è aperto). Una pillola accanto al titolo dice lo stato: Pagata (verde, con la data), la scadenza in rosso («scaduto da N gg») o ambra («fra N gg»), Parziale in ambra per un incasso parziale; un preventivo mostra Scade il, Scaduto il o Accettato il. In testata ci sono il logo (o il nome) e in fondo i dati aziendali.

Come pagare mostra metodo e istruzioni del documento quando resta un importo da pagare, con le coordinate per un bonifico. Paga ora compare quando Stripe, PayPal o PayPal.me possono ricevere il residuo, anche dopo un acconto; con più scadenze non compare. La destinazione si apre solo dopo il clic.

Preventivi nel portale

Il cliente può scegliere Accetta preventivo: Reneva registra la versione mostrata e l'email della scheda cliente. Non è una firma certificata e non crea da sola un progetto cliente o una fattura.

Cosa prova l'email dipende da come è entrato il cliente. Con il link riservato ricevuto, prova che chi accetta aveva quel link, non che controlli la casella. Con l'email monouso di Accedi ai tuoi documenti, il link è arrivato a quell'indirizzo.

Dopo Valido fino al il pulsante sparisce: compare un avviso rosso con la scadenza e Chiedi il rinnovo, che apre un'email già scritta al tuo indirizzo. Un preventivo perso mostra «Preventivo non più disponibile».

Per farlo accettare ancora, apri il preventivo e scegli In attesa dalla pillola di stato: indica la Nuova validità, da oggi in poi. Il link già inviato non vale per la nuova versione: invia di nuovo il preventivo con Invia email o condividi un nuovo accesso con Portale cliente.

Accesso e scadenza dei link

Il link ricevuto scade dopo 30 giorni. Il cliente può entrare da Accedi ai tuoi documenti con la stessa email invitata e riceve un link monouso valido 15 minuti, senza account o password (uno per azienda, se l'email ne riguarda più d'una). La sessione dura al massimo 7 giorni e termina dopo 24 ore di inattività.

L'accesso si revoca da solo quando archivi o elimini il cliente o ne cambi l'email; ripristinarlo non riattiva i vecchi link.

Percorso del documento

Mostra in alto gli eventi più recenti, comprese richieste di download e accettazione. Le aperture dal portale sono due righe: Prima apertura del cliente e Ultima apertura del cliente. L'anteprima PDF non conta come download. Gli eventi non certificano scaricamento, consegna o lettura dell'email.

Con Fatture in Cloud collegato

Reneva non crea nuovi documenti né trasforma preventivi o proforma in Fatture in Cloud; quelli già acquisiti restano consultabili con numero, importi, pagamenti e file. Per i nuovi documenti usa l'emissione Reneva descritta sopra: su una rata o un canone non puoi creare due documenti che chiedono gli stessi soldi, mentre i preventivi possono essere più d'uno.

Un documento emesso fuori da Reneva non si segna su canoni o rate: il periodo o la rata restano Da emettere finché non esiste un documento Reneva, senza fermare gli altri. Vedi Periodi senza documento.

Controlli prima dell'emissione

Reneva non emette una fattura elettronica per un cliente con Tipologia Pubblica Amministrazione né per un cliente Privato con Paese estero, qualunque dato tu compili. Il blocco scatta prima della numerazione. Preventivi, proforma e ricevute non passano da questo controllo.

Per gli altri clienti Reneva controlla i dati necessari nella scheda cliente e indica quelli mancanti: completa il cliente e riprova. Controlla anche la ritenuta; se il caso fiscale non è chiaro, chiedi al commercialista.

Scegliere la ritenuta nel documento

La ritenuta parte spenta: la decidi tu per ogni fattura o ricevuta, Reneva non la attiva in base al cliente. Per la ricevuta occasionale basta accenderla (aliquota 20%). Per la fattura ordinaria scegli aliquota, tipo e causale nel documento. Il documento emesso conserva scelta e importi.

Nella prestazione occasionale Applica ritenuta del 20% sta in Scelte fiscali (preventivo, scheda di Canone o Progetto cliente, ricevuta) e si calcola su tutte le voci dopo gli sconti. Con un committente privato o estero controlla se è dovuta: Reneva applica la tua scelta.

Il regime forfettario non applica la ritenuta ai compensi coperti dall'esenzione; la dicitura richiama il comma 67 della L. 190/2014.

Cliente UE con partita IVA

Controlla l'iscrizione VIES. Per i servizi resi verifica con il commercialista anche l'elenco INTRA 1-quater: l'obbligo non dipende da una soglia economica.

Invio allo SdI

Conservazione a norma

Reneva invia le fatture allo SdI ma non le conserva a norma per i dieci anni previsti: sono due servizi diversi. La via gratuita è il servizio dell'Agenzia delle Entrate nel portale Fatture e Corrispettivi: aderisci una volta e tutto ciò che passa dallo SdI viene conservato.

Numerazione

Ogni tipo di documento ha una numerazione annuale separata; numero e data restano quelli dell'emissione. Reneva propone un numero che puoi modificare prima della creazione: deve essere positivo e non già usato per lo stesso tipo, azienda e anno.

Se provieni da un altro programma, scrivi nel campo Numero il numero corretto. I documenti acquisiti da un altro gestionale conservano il numero originale.

Fattura dopo una proforma

Nella scheda di una proforma emessa da Reneva premi Trasforma in fattura: la finestra è quella del preventivo (Numero, Scadenza pagamento; Trasforma apre la fattura, Trasforma e prepara email prepara anche l'email). La fattura ha il proprio numero, conserva le scelte fiscali della proforma e resta collegata. Le proforma acquisite da Fatture in Cloud restano consultabili, ma non se ne emette una fattura da lì.

Se Crea documento non c'è

Controlla che il modulo Documenti sia attivo, che il tuo ruolo possa modificare i documenti e che la scheda abbia almeno una voce. Su un progetto cliente rateizzato emetti dalla singola rata: Rate e incassi del progetto cliente.